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我的 AI 参谋长

如何构建了一个能为我做简报、帮我做准备、追踪我遗忘事项的 AI 参谋长。

admin

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我的 AI 参谋长
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每天早上，我仍然是那个把所有事情粘合在一起的人。

我会先查看日历，看看接下来有什么安排。然后查看 Gmail，看看谁需要回复。接着看 Slack，了解有什么变化。再看 Granola，回忆昨天会议中发生了什么。最后打开 Notion 或 Obsidian，检查我曾说重要的工作。

做完这一切之后，我才会打开 AI，让它帮我规划一天。

奇怪的是，AI 在每个单独的步骤中已经很有用了。

它可以总结会议。它可以草拟回复。它可以帮我理清项目思路。它可以把零散的笔记变成计划。

但我仍然是那个把所有事情连接在一起的人。

AI 给了我输出结果。

我再把输出结果搬到其他工作中去。

这就是"人类中间人"问题。

1、旧 AI 工作流有天花板

旧AI工作流与代理式AI工作流对比

在过去几年里，这种方式仍然是有用的。

我们打开 ChatGPT 或 Claude，寻求帮助，然后把答案复制到 Google Docs、Gmail、Slack、Notion、Asana、ClickUp、Sheets，或者任何真正需要用到的地方。

说实话，这第一波变革改变了我写作、研究、规划、学习和构建事物的方式。如果没有它，我不会以现在的方式撰写 AI Maker。

但这种模式有天花板。

AI 存在于一个地方。而我的工作散布在各处。所以即使答案是好的，交接工作仍然由我来做。这就是为什么今年对我来说感觉不同了。

我之前写过关于向代理式时代转变的文章。简而言之，AI 正在从"回答我的问题"转向"帮助执行工作"。

Claude Code、Codex、Cowork 以及类似工具不仅仅是更好的聊天框。它们可以读取文件。它们可以与已连接的应用协同工作。它们可以运行任务。它们可以更接近工作实际发生的工具。

只要有足够的上下文，一个 AI 代理 就可以端到端地协助知识工作的很大一部分。它可以研究、规划、起草、审查、组织，并准备下一步。

我知道这样说听起来还是有点太大了。

而且要明确的是，我并不认为这意味着你把工作交给代理然后消失。那不是我试图构建的版本。

让我兴奋的部分更具体：移除更多机械性的中间层，让我能花更多时间在仍然需要我判断力的工作上。

战略思维。创意工作。写作。研究。

这就是参谋长这个想法的由来。

2、仅仅接入并不能解决问题

当我们谈论构建 AI 参谋长时，我们指的是一个能帮我设定优先级并执行它们的 AI。

因为我的工作分散在多个应用中，第一反应是认为一旦 AI 连接到足够多的应用——Gmail、日历、Slack、Drive、Notion、Granola 等等——问题就会解决。

但仅仅接入本身会制造一个新问题。

现在 AI 可以看到更多东西，但它可能仍然不知道什么重要。

它能看到你的日历，但不会自动知道哪个会议需要准备。它能阅读会议记录，但不会自动知道哪个承诺应该延续到下周。它能找到一封邮件，但不会自动知道这个人是客户、合作者、朋友、冷线索，还是你应该忽略的人。

这就是上下文层发挥作用的地方。

代理需要知道你是谁、你做什么、你在构建什么、你和谁合作、最近发生了什么、你承诺了什么，以及本周什么重要。

没有这些，它可能正确地总结了所有内容，但仍然偏离了要点。

但仅有上下文并不能消除早上的循环。

如果我仍然需要醒来、打开工具、粘贴提示、指向正确的文件、让它检查日历、让它审阅会议记录、让它创建简报，然后把结果复制到有用的地方——我仍然在做机械性工作。

答案是接入加上上下文加上可以在正确时间运行的重复性任务。

这个组合就是让参谋长这个想法比仅仅是一个"能做事的 AI"更有用的原因。

3、我真正想要从参谋长那里得到什么

我不想要一个替我管理生活的巨型 AI 员工。

我想要的是能够审视我工作已存在的各个地方，然后告诉我今天什么重要的东西。

这是第一项工作：每日优先级。

因为这就是分散的上下文问题每天早上出现的地方。

如果我今天有三个会议、十五封未读邮件、两个昨天的待办承诺、一份未处理的会议记录，以及一篇我说要完成的付费文章，我不需要又一个泛泛的生产力计划。

我需要一个能这样说的系统：

  1. 这是你今天实际需要处理的事项。
  2. 这些是需要准备的会议。
  3. 这些是你不应该遗忘的未结事项。
  4. 这些是可能重要的邮件或消息。
  5. 这些是等待你审批的草稿。

这就是我想要首先构建的参谋长类型。

4、我们正在构建什么：参谋长

四层AI参谋长设置

我现在运行中的版本围绕四个层次构建：

  1. 来源层： 系统可以读取的应用和文件。
  2. 上下文层： 告诉系统什么重要的文件夹。
  3. 技能层： 可以运行的重复性任务。
  4. 自动化层： 让有用的工作自动出现的定时运行。

在本次构建结束时，你应该可以通过复制我分享的文件夹，获得一个可运行的小型系统版本，其中包括：

  1. 一个来源设置，告诉 AI 去哪里查看：日历、Gmail、Drive、Notion、Granola 等。
  2. 一个解释你的工作中什么重要的文件夹。
  3. 几个用于每日简报、会议准备、后续跟进和审查的可复用技能。
  4. 一个简单的自动化模式，让有用的部分在你无需记得去请求的情况下自动出现。
  5. 审批规则，让系统可以帮忙而不会悄悄接管一切。

如果成功了，你的早晨应该会有所不同。

你不再需要在知道什么重要之前打开六个应用，第一轮分析已经在等你了。你不再需要翻阅昨天的会议记录，未结事项已经被提取出来了。你不再需要每天早上重写相同的提示，重复性任务有了自己的归宿。

我仍然会审查输出、做出决定，并审批任何敏感事项。但我不再是那个启动每个机械步骤的人了。

参谋长是我想要在生活中拥有的 AI 代理类型——它可以读取正确的来源、准备我的一天、追踪未结事项，并起草下一个有用的步骤，同时将敏感事项保持在审批之后。

你可以在 Claude Code、Codex 或 Cowork 中构建它。无论模型或应用是什么，它都能跨平台工作。Claude 生态系统会读取 CLAUDE.md，而 Codex 会读取 AGENTS.md 作为系统的大脑。

不过在本次教程中，我们将使用 Claude Desktop 或 Cowork。

让我们深入了解第一层：来源。

5、连接来源层

来源层是参谋长在准备任何有用内容之前获取所需原始材料的地方。

对于我的设置，可能的来源包括 Gmail、日历、Slack、Google Drive、Notion、Granola。

你的可能不同。你需要做的第一件事是梳理你在工作中使用了哪些应用。这可能包括 Microsoft 365、Atlassian、ClickUp、Monday、Otter、Fireflies、Zoom 或 Asana 等工具。

我们在这个层次要关注的是 AI 可以在哪些地方访问你的工作，包括你每天交互的项目、承诺和人员。不要搞得太复杂——从小处开始。

5.1 如何在 Claude 中连接来源

幸运的是，Anthropic 已经通过他们的 MCP 连接器 集成了大多数知识工作应用。集成过程应该更容易，因为你只需要将你的 Claude 认证到应用账户中即可。

如果某个应用需要自定义连接器，你可能需要在认证之前添加一个远程 MCP 连接器 URL。

要添加 MCP 连接，在 Claude Desktop 应用的左侧边栏中进入自定义菜单，然后点击"+"来添加连接器。

Claude Desktop 连接器目录

Anthropic Partners 下的所有那些应用都不需要自定义 MCP 连接器，所以我确信你可以即时集成它们。

只需找到你正在寻找的应用并开始集成即可。

连接后，在构建整个系统之前，先在一个简单的聊天中测试它们。

例如（Google 日历）：

"查看我今天的日历并总结我的日程安排。"

然后（Gmail）：

"查看最近可能需要我今天关注的 Gmail 消息。暂时不要草拟回复。只需总结可能的行动事项。"

你也可以检查你的会议记录（Granola）：

"获取我昨天在 Granola 上的会议记录并为我总结。"

目的是了解 Claude 是否真的能看到这些来源，然后再围绕它们构建系统。

5.2 首先连接什么

以下是我会使用的顺序：

  1. Google 日历。
  2. Gmail。
  3. Google Drive 或本地文件夹。
  4. Granola 或其他会议记录来源。
  5. Notion 或 Asana 或 Clickup/Monday.com 作为项目管理工具。
  6. Slack 或团队聊天。
  7. 任务工具、CRM 或额外的数据库。

作为起点，这是一个足够好的列表。

不过，我会特别谨慎对待 Slack，并将其视为可选的。

Slack 很有用，因为很多真正的工作在那里进行，但它也很嘈杂。如果你太早连接它，你的早间简报可能变成一堆消息，而不是有用的计划。

我的建议：

在日历、Gmail 和文件夹版本已经有用之前，不要连接 Slack。

当你确实连接 Slack 时，从窄范围开始：

  1. 直接消息。
  2. 提及。
  3. 一两个重要频道。

不要从整个团队历史开始。那是系统过快变得令人不堪重负的方式。

5.3 第一天要避免什么

我不会连接：

  1. 所有 Slack 频道。
  2. 所有 Notion 页面。
  3. 所有客户文件夹。
  4. 所有会议记录存档。
  5. 所有任务数据库。

这听起来像是一个更强的系统，但通常会让第一个版本更差。你希望参谋长先回答一个狭窄的问题：

"今天什么重要？"

一旦它能可靠地回答这个问题，你就可以扩大来源范围。

5.4 第一次来源测试

在构建文件夹模板之前，我会运行一个简单的测试。

这样问 AI：

"使用我已连接的日历和 Gmail，告诉我今天可能需要我关注什么。不要草拟任何内容。不要发送任何内容。只需识别可能的优先级、需要准备的会议和未结事项。"

输出可能有用，但不完整。

这正是关键所在。

它应该向你展示仅靠应用接入能做什么，以及还缺少什么。

最可能的情况是，它会知道日历上有什么。它可能会找到几个邮件线程。它可能会识别出明显的行动事项。

但它不会完全知道哪些项目重要、谁重要、你上周承诺了什么、你更喜欢如何工作，或者哪些事情应该保持在审批之后。

这就是为什么下一步是文件夹。

来源层让 AI 看到工作。

文件夹告诉它如何理解工作。

6、构建上下文层

上下文层是让参谋长变得有用的文件夹，但这也是我认为很多 AI 系统悄然失败的地方。

人们先连接应用。日历、Gmail、Slack、Drive、Notion，所有的一切。然后他们期望 AI 知道什么重要。

问题在于，一个日历事件并不能解释为什么这个会议重要。一封邮件并不能解释发送者是一个紧密的合作者、付费订阅者、咨询客户、朋友，还是我应该忽略的人。一份会议记录并不能解释哪个承诺应该延续到下周。

文件夹填补了这个空白。

对于这次构建，上下文层只是一组普通文件：

chief-of-staff/
├── AGENTS.md
├── CLAUDE.md
├── about-me.md
├── my-work.md
├── tomorrow.md
├── commitments.md
├── people/
├── meetings/
└── briefs/

这些不需要花哨。你可以把它放在 Google Drive、本地文件夹，或者任何你的 AI 工具可以读取的地方。

目标很实际：给 AI 足够的稳定上下文，让它不再把每天早上当作一次全新的对话。

6.1 最少文件集

如果你想要最小可用版本，从五个文件开始：

  1. AGENTS.md（用于 Codex）或 CLAUDE.md（用于 Claude）
  2. about-me.md
  3. my-work.md
  4. tomorrow.md
  5. commitments.md

这足以让第一次晨间简报好很多。你可以在第一个版本运行起来后，再添加 people/、meetings/ 和 briefs/。我会避免的错误是在运行系统之前就完美地填充每个文件。

相反，你应该把每个文件填充到刚好够用的程度，运行晨间简报，然后当输出揭示缺少什么时再改进文件。

现在，让我们来了解每个文件的主要功能以及如何为你的情况自定义它。

6.2 CLAUDE.md / AGENTS.md：操作手册

操作手册是参谋长首先读取的文件。

在我这里分享的文件夹中，我提供了一个 CLAUDE.md 版本，因为 Claude Code 或 Cowork 已经知道要读取那个文件。如果你在 Codex 中构建，请在 AGENTS.md 中使用相同的结构。

这个文件告诉 AI：

  1. 这个参谋长的工作是什么？
  2. 它应该先读取哪些文件？
  3. 它可以在不询问的情况下做什么？
  4. 什么需要审批？
  5. 当它不确定时应该怎么做？
  6. 它应该使用什么输出格式？
  7. 有哪些技能可用？
  8. 它应该如何处理来源冲突。

模板有十一个部分：

  1. 角色。
  2. 阅读顺序。
  3. 审批规则。
  4. 不确定性规则。
  5. 输出格式默认值。
  6. 来源优先级。
  7. 文件地图。
  8. 可用技能。
  9. 风格。
  10. 何时提出异议。
  11. 维护。

这听起来很多，但这个文件只做一件简单的事：它告诉 AI 在接触文件夹其余部分之前应该如何行事。

原文链接: AI Chief of Staff Setup

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